Die bonnorange AöR plant in den nächsten Jahren, die komplette IT-Landschaft von der Stadt Bonn in die eigene Organisation zu migrieren.

Um den Mitarbeitenden und dem Personalbereich zukünftig eine moderne HR-Systemlandschaft anbieten zu können, ist die Einführung eines HCM-Systems (LOS 1) geplant. Ziel ist es, dass alle Prozesse durch die Einführung eines HCM Systems für den gesamten Employee Life Cycle (von der Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag) abgedeckt werden und somit das Personalmanagement modernisiert wird und Mehrwerte generiert werden.

Weiterhin möchte die AG den Mitarbeitenden und dem Finanzbereich zukünftig eine moderne ERP-Systemlandschaft anbieten können. Dafür ist die Einführung eines ERP-Systems (LOS 2) geplant und damit vor der S/4-Migration der Stadt Bonn selbst. Dies wird nach aktueller Planung auch einen Parallelbetrieb über ein Quartal mit dem heute genutzten SAP R/3 der Stadt Bonn beinhalten.

Der Leistungsgegenstand umfasst die Beschaffung und Implementierung eines ganzheitlichen Human Capital Management (HCM) Systems zur Digitalisierung und Optimierung sämtlicher personalbezogener Prozesse der AG. Das System muss modular und skalierbar sein, um sowohl die Kernprozesse wie Personalverwaltung und Zeitwirtschaft als auch optionale Funktionen wie Talentmanagement, Learning & Development und Nachfolgeplanung abzudecken. Es muss sich um eine cloudbasierte Lösung handeln, um eine hohe Verfügbarkeit, Datensicherheit und regelmäßige Updates ohne hohen IT-Wartungsaufwand zu gewährleisten. Zudem ist eine benutzerfreundliche Oberfläche erforderlich, die eine intuitive Nutzung für HR-Abteilungen, Führungskräfte und Mitarbeitende der AG ermöglicht und über Web sowie mobile Endgeräte zugänglich ist.
Darüber hinaus muss das System über leistungsfähige Schnittstellen verfügen, um eine nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften wie ERP-Systeme, Finanzbuchhaltung und Zeiterfassung sicherzustellen. Aktuell werden die HR-Prozesse und Tätigkeiten manuell durchgeführt und es fehlt ein einheitliches HCM-System, in dem Prozesse automatisiert durchgeführt werden können.
Im übergeordneten Zielzustand soll:

- es ein gesamtheitliches HCM-System (SaaS-Lösung) geben,
- die gesamte Applikationslandschaft (mit Ausnahme der Payroll) von bonnorange im eigenen Haus verantwortet werden, sowie
- deutlich weniger Systeme im Einsatz sein (durch Konsolidierung und Harmonisierung der Applikationslandschaft).

Ein wichtiger nächster Schritt auf dem Weg zu diesem Zielzustand ist die Auswahl und Einführung eines neuen HCM-Systems, das den gesamten Employee Life Cycle abdecken soll.
Im Fokus dieser Ausschreibung liegt die Auswahl und die vollständige Implementierung dieses neuen HCM-Systems, welches bis Ende Juni 2026 abgeschlossen sein muss. Der Arbeitnehmer hat mit seinem Angebot einen Implementierungsplan sowie eine indikative Projektplanung, welche die wesentlichen Meilensteine, die Abnahme bis hin zum Regelbetrieb der HCM-Lösung abbildet, mit einzureichen.

Die Applikationslandschaft und Datenhoheit von bonnorange liegt derzeit noch in Teilen bei der Stadt Bonn. Es handelt sich um ca. 70 Applikationen, bestehend aus Fachapplikationen, Verwaltungsapplikationen sowie Büro- und Kommunikationsapplikationen.
Zum derzeitigen Zeitpunkt stehen feste Schnittstellen zum SAP Finance (städt. Konzernabschluss) und SAP HR (Lohn- und Gehaltsabrechnung) fest. Darüber hinaus muss es Schnittstellen zu zirka 10 Applikationen geben, die in den jeweiligen Fachbereichen eingesetzt werden.

- ERP-System (abzulösen): SAP R/3 on-premise (bei der Stadt Bonn): Eigener Buchungskreis 2000 im städtischen System für Finanzbuchhaltung (FI) mit Kreditoren und Debitoren (Vertragsgegenstände PSCD), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Wirtschaftsplanung, Budgetierung, Bilanz, Controlling (CO)
- Steueranmeldungen: ELSTER
- E-Rechnung: SAP e-Rechnung
- Finanzplanung und Reporting: IBM Cognos tm1
- Vertragsmanagement: CompuDMS
- Werkstatt und Lager: Kommsoft
- Zeiterfassung: Dorma IPEV X4NEU Matrix
- Müllgefäßverwaltung, Kundeninformationen/Beschwerden, Abfallkalender, Tourenplanung Abfallwirtschaft u. Ä.: Axians ATHOS NewLine
- Betriebstagebuch mit täglicher Dienstplanerstellung und Leistungserfassung u. Ä.: Axians ATHOS BTB
- Stadtreinigung: INFA DSPS

Aktuell werden zahlreiche Prozesse noch manuell durchgeführt, die in ihren Abläufen zwischen den beteiligten Bereichen teils noch durch einen analogen, postalisch durchgeführten Informationsaustausch geprägt sind.
Im Zielzustand
-
Soll die gesamte Applikationslandschaft (mit Ausnahme der Payroll) von bonnorange im eigenen Haus verantwortet werden,
-
sowie deutlich weniger Systeme im Einsatz sein (durch Harmonisierung der Applikationslandschaft).
Ein wichtiger nächster Schritt auf dem Weg zu diesem Zielzustand ist die Auswahl und die Einführung eines neuen ERP-Systems, das die Hauptprozesse im Finanzbereich in einer Standardlösung mit einem hohen Integrations- und Automatisierungsgrad unterstützen soll:

- Beschaffung: Procure-to-Pay
- Vertrieb: Order-to-Cash
- Abschluss und Reporting: Record-to-Report

Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf §§ 160 und 161 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen.

§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen
Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach
§ 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

§ 161 GWB - Form, Inhalt
(1) 1Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. 2Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. 3Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.
(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.

Mehrfachbewerbungen werden ausgeschlossen.

a) Bei Antragsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen; falls vorgegeben, ist der Teilnahmeantrag mit der geforderten Signatur zu versehen. Zur Abgabe des Teilnahmeantrags ist eine kostenlose Registrierung erforderlich. Der Teilnahmeantrag ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist mit dem Bietertool über die Vergabeplattform www.vmp-rheinland.de an das Referat Vergabedienste zu übermitteln.

b) Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen, und ist, nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Kriterien, die Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, zu hoch, behält sich der Auftraggeber vor, die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern gemäß §75 Abs. 6 VgV durch Los zu treffen.

Sämtliche Vergabeunterlagen stellen wir ausschließlich über das Portal Vergabemarktplatz Rheinland kostenlos zur Verfügung, eine postalische oder elektronische Versendung erfolgt nicht.

Bieterfragen werden unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers über den Kommunikationsbereich des Verfahrens im o.g. Portal für alle Teilnehmer beantwortet. Bieterfragen sind ausschließlich über diesen Kommunikationsweg einzureichen.

Ausführliche Informationen sowie Anleitungen zum Vergabemarktplatz und zur Elektronischen Angebotsabgabe über das Bietertool finden Sie im Service Support Center von Cosinex unter https://support.cosinex.de/

Weitere hilfreiche Informationen zur Abgabe eines elektronischen Angebotes können Sie zudem aus dem gleichnamigen Dokument in den Vergabeunterlagen entnehmen.

Keine

siehe Vergabeunterlagen

Einzureichende Unterlagen:
- Der Bieter muss eine aktuelle ISO 9001 oder ISO 20000 Zertifizierung nachweisen. (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Das Rechenzentrum des Bieters muss ISO 27001 zertifiziert sein. (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen) // Das Nichterfüllen der Anforderung führt zum Ausschluss.
- Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte nutzen Sie bo_AN_AVV_Art. 28 DSGVO.docx und bo_AN-AVV_Art. 28 DSGVO_Anhang.docx
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Falls keine eigenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) vorliegen, ist die ausgefüllte "Checkliste-ANArt. 32-TOMs" einzureichen.
- Vertraulichkeitserklärung (NDA) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Bitte nutzen Sie das Dokument "Geheimhaltungsvertrag bonnorange AöR-Vorlage.docx"